Beleid voor het bewaren en toegang tot geolocatiegegevens

Dit beleid definieert de regels die worden toegepast door BizzTrack International Sàrl, een in Luxemburg gevestigd bedrijf, met betrekking tot de verzameling, bewaring, toegang en verwijdering van geolocatiegegevens die worden verwerkt via het vlootopvolgings- en voertuigbeheerplatform.

Het is bedoeld om de naleving van deze verwerkingen met de Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en de richtlijnen van de nationale gegevensbeschermingsautoriteiten te waarborgen:

• de CNPD (Luxemburg)
• de APD (België)
• de CNIL (Frankrijk)

• De klant (gebruikend bedrijf) treedt op als verwerkingsverantwoordelijke, in de zin van artikel 4.7 van de AVG. Hij bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking van geolocatiegegevens.
• BizzTrack International Sàrl treedt op als verwerker (artikel 28 van de AVG), die de gegevens verwerkt voor rekening van de klant en volgens diens gedocumenteerde instructies.

Elke partij verbindt zich ertoe haar respectieve verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming na te komen.

De verzamelde en verwerkte gegevens omvatten met name:

• GPS-coördinaten van voertuigen
• technische identificatiegegevens van de geïnstalleerde apparaten
• tijdsgegevens (datum, tijd, duur, snelheid, stops)
• indirecte identificatie van een bestuurder via het toegewezen voertuig

Deze gegevens kunnen persoonsgegevens vormen wanneer ze het mogelijk maken een werknemer direct of indirect te identificeren.

Geolocatiegegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:

• vlootbeheer en logistieke optimalisatie
• veiligheid van voertuigen en personeel
• opvolging van arbeidstijd en professionele kilometerstand
• facturering of controle van diensten
• productie van activiteits- of aanwezigheidsrapporten
• bewijs in geval van geschil, ongeval of diefstal

Geen enkel gebruik voor permanent toezicht op personeel is toegestaan.

Standaard hebben klanten online toegang tot 2 maanden nominatieve geschiedenis per voertuig.

Deze toegang komt overeen met de duur die door de Europese autoriteiten (CNPD, CNIL, APD) als evenredig wordt beschouwd.

Een klant kan uitzonderlijk gegevens opvragen die ouder zijn dan 2 maanden, onder de volgende voorwaarden:

• Het verzoek moet schriftelijk gemotiveerd worden (geschil, incident, administratieve controle, enz.).
• Het verzoek wordt gearchiveerd en getraceerd in het interne AVG-register van BizzTrack International.
• De gegevens worden tijdelijk hersteld en in beveiligd formaat verzonden (PDF-rapport of CSV-export).
• Er wordt geen langdurige beschikbaarstelling in de online interface uitgevoerd.

Deze gegevens worden bij uitzondering verstrekt, onder verantwoordelijkheid van de klant, die ervoor moet zorgen dat het gebruik ervan voldoet aan de toepasselijke wetgeving (Arbeidswet, AVG, sociaal recht).

Sommige klanten kunnen verlengde toegang (tot 6 of 12 maanden) aanvragen om legitieme operationele redenen.

Deze verlenging is onderworpen aan voorwaarden:

1. Een schriftelijke motivering wordt verstrekt door de klant
2. Een addendum bij het verwerkerscontract specificeert de verlengde duur, het doel en de opschoonmodaliteiten
3. De verlengde toegang is voorbehouden aan geautoriseerde personen
4. Werknemers moeten worden geïnformeerd door de werkgever over deze uitzonderlijke bewaartermijn

De gegevens zijn:

• Nominatieve gegevens tijdens de geautoriseerde toegangsperiode (2 maanden)
• Gepseudonymiseerd daarna (vervanging van nummerplaten en identificatiegegevens door een technische code)
• Definitief geanonimiseerd aan het einde van de maximale bewaartermijn (verwijdering van elke link met een voertuig of persoon)

De geanonimiseerde gegevens kunnen worden bewaard voor statistische, technische of onderzoeksdoeleinden, buiten het bereik van de AVG.

BizzTrack International voert uit :

• Beveiligde hosting binnen de Europese Unie
• Beperkte en geauthenticeerde toegang
• Versleuteling van stromen en back-ups
• Een systeem voor automatische opschoning en anonimisering na de bepaalde termijnen

De klant verbindt zich ertoe:

• Zijn werknemers te informeren over het doel, de duur en de reikwijdte van het systeem
• Indien nodig de nodige toestemmingen te verzamelen
• Interne toegang te beperken tot alleen geautoriseerde personen
• De maximale termijnen die door de wetgeving van zijn land zijn vastgesteld te respecteren

BizzTrack International bewaart de registratie van:

• Uitzonderlijke toegangsverzoeken (>2 maanden)
• Rapporten die aan de klant zijn overhandigd

Deze informatie kan in geval van controle aan de CNPD, CNIL of APD worden voorgelegd.

Elke vraag met betrekking tot dit beleid of de uitoefening van AVG-rechten kan worden gericht aan:

• gdpr@bizztrack.eu
• 128 rue de Trèves, L-2630 Luxembourg

Dit beleid kan op elk moment worden bijgewerkt om rekening te houden met:

• De evolutie van interne praktijken
• De aanbevelingen van de toezichthoudende autoriteiten
• De evolutie van de regelgeving in de betrokken landen (Luxemburg, België, Frankrijk)

De geldende versie is en blijft altijd toegankelijk via de website van BizzTrack International (toegankelijk via de voettekst). BizzTrack International verbindt zich ertoe zijn klanten tijdig te informeren over elke wijziging in het beleid voor het beheer van hun gegevens.